Pré-requis

Toute personne qui possède un compte Outlook

Objectifs généraux

• Mieux utiliser Outlook pour son poste
• Augmenter le potentiel d’usage d’Outlook grâce aux fonctionnalités avancés
• Prévenir des risques psycho-sociaux de l’infobésité 

Objectifs opérationnels, pédagogiques, évaluables

• Identifier les 5 risques psycho-sociaux liés à une situation d’infobésité dans sa boîte électronique professionnelle.
• Organiser sa boîte électronique professionnelle à l’aide de deux fonctionnalités majeures : les dossiers de rangement et les fonctionnalités d’automatisation.
• Évaluer les usages de sa boîte électronique professionnelle Outlook à travers 2 paramètres : le volume d’e-mail par jour et la diversité des parties prenantes. 
• Utiliser l’agenda Outlook de manière avancée grâce à ces 3 fonctionnalités : vues du calendrier, modèles de rendez-vous et fonctionnalités de réunion.
• Expérimenter au moins une fois la fonctionnalité de gestion des tâches dans Outlook pour mieux s’organiser.

Public concerné

• Personnes salariés de la structure
• Secrétariat, direction, coordination.. 

Modalités d’inscription et délai d’accès

contact@maroin.fr 

06 62 76 90 67 

Méthodes mobilisées

5 méthodes pédagogiques seront utilisés :

• Expositive
• Interrogative
• Découverte active
• Participative
• Expérimental

Ressources pédagogiques

• Supports de cours théorique
• Exercices pratiques
• Jeux de rôle, mises en situation à partir de cas vécus par les stagiaires avec analyse collaborative
• Travail sur les dossiers des stagiaires

Modalités d’organisation

100 % présentiel

Matériel pédagogique

Les formations en présentiel se dérouleront dans les locaux du client. Le matériel nécessaire au déroulement des activités est le suivant : paper board, écran, vidéoprojecteur. 

Modalités d’évaluation

À l’issue de la session de formation, l’organisme évalue le niveau de satisfaction des participant‧es quant aux conditions d’accueil (salle de formation) et à la pédagogie du formateur.

Pour cela, les stagiaires compléteront une fiche d’évaluation à chaud puis à froid sous un délai de 1 mois après la session.

À ce jour, le taux de satisfaction n’existe pas pour cette formation puisque c’est la première fois qu’elle s’effectue.

Un bilan de l’action menée sera également réalisé avec le client après la session de formation via un document récapitulatif résumant les évaluations et les préconisations pour la suite.

À la fin de l’action de formation, l’organisme procède à une évaluation permettant de déterminer si les participant‧es ont acquis les connaissances ou les gestes professionnels dont la maîtrise constitue l’objectif initial de l’action.

Une grille d’évaluation par QCM constituera l’évaluation de cette session.

Accessibilité des personnes en situation de handicap

Une équipe de référent•es Handicap se tient à disposition pour recueillir tout besoin spécifique. Une solution de compensation est définie et mise en place en lien avec le formateur, la personne concernée. Pour contacter l’équipe de référent•es Handicap : handicap@opteos.fr.

Contenus

Matin :

1. Introduction sur le rôle d’Outlook dans la communication interne 
2. Évaluer les usages de sa boîte électronique professionnelle Outlook à travers 2 paramètres : le volume d’e-mail par jour et la diversité des parties prenantes 
   1. Comment juger la qualité d’une boîte électronique ? 
   2. Améliorer l’hygiène de sa boîte électronique professionnelle.
   3. Faire évoluer les postures des émetteurs.
3. Identifier les 5 risques psycho-sociaux liés à une situation d’infobésité dans sa boîte électronique professionnelle.

Après-midi : 

1. Organiser sa boîte électronique professionnelle
   1. Les dossiers de rangement
   2. Les fonctionnalités d’automatisation
2. Utiliser l’agenda Outlook de manière avancée
   1. Vues du calendrier
   2. Modèles de rendez-vous
   3. Fonctionnalités de réunion
3. Expérimenter au moins une fois la fonctionnalité de gestion des tâches dans Outlook pour mieux s’organiser.
4. Bilan et synthèse des enseignements